業務分掌規程 : 上場準備・株式公開準備・M&A・用語集

業務分掌規程とは、(職務分掌規程)

業務分掌規程とは、会社内の組織・部署単位または個人の業務・職務の役割や内容を文書化したものです。職務分掌規程とする会社もあります。

 

業務分掌規程の作成方法・注意点など

上場準備株式公開準備の中では、規程集の整備の一環として、業務分掌規程を作成することになります。これは、上場準備・株式公開準備前の企業では、業務・職務が自然発生的に分かれていて、組織・部署ごとの業務内容が明確でなかったり、個人の業務内容が文書化されていない場合も多くあります。
※「規程集の整備」についてはこちら ⇒ http://keiei-consult.com/?page_id=20355
 

この場合の問題点として、業務内容に部署や従業員個人ごとでモレやダブリが出てくる可能性があります。業務にモレやダブリがあれば、会社の業績などの影響を及ぼします。また、内部統制上、業務が明確でなければ、内部牽制が効かないなどの問題もあります。

 

よって、業務分掌規程を作成する際には、まずは現状の職務分掌の把握をした後に、業務フローチャートを使って、会社全体の業務にモレやダブリがないかどうか、内部牽制が効いているどうかなどを見直し、業務分掌を明確化していく必要があります。そして、その明確になった業務分掌を文書化したものが、業務分掌規程になります。
※「業務フローチャート」についてはこちら ⇒ http://keiei-consult.com/?page_id=1848
 

よって、他の規程でも同様ですが、規程の雛形(テンプレート)を使っても良いですが、内容は自社の状況を踏まえたものにしていく必要があります。これは、証券取引所、証券会社の上場審査で業務分掌規程の存在の有無だけでなく、運用も精査されるからです。

 

また、監査法人の監査監査役監査内部監査などの監査する場合に、業務分掌規程通りの運用がされているかどうかも絡んできますので、他の規程(職務権限規程など)との整合性なども気を付ける必要があります。
※「三様監査」についてはこちら ⇒ http://keiei-consult.com/?page_id=1822
 
※「内部監査」についてはこちら ⇒ http://keiei-consult.com/?page_id=1827
  
※「職務権限規程」についてはこちら ⇒ http://keiei-consult.com/?page_id=2076

※上場・株式公開を目指す経営者・起業家に贈る「用語集シリーズ」です。
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